В этой статье я продолжу рассказ о знаменитом бестселлере Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» и вкратце расскажу о третьем полезном навыке, умении расставлять приоритеты. Этот навык помогает нам не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные.
Стивен Кови предлагает разделить все наши текущие дела и задачи на четыре части, по важности и по срочности.
- Срочные важные,
- Несрочные важные,
- Срочные не важные,
- Несрочные неважные.
Он назвал их квадрантами (от латинского quadrans - четвертая часть - любая из четырех областей, на которые делится плоскость двумя взаимно перпендикулярными прямыми).
«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритизации задач. Дуайт Эйзенхауэр использовал эту методику в своей работе. Она помогала ему грамотно распределять рабочее время и планировать расписание. Считается, что Эйзенхауэр был одним из самых продуктивных президентов в истории Соединенных Штатов.
Стивен Кови, используя его матрицу в своих трудах, популяризировал этот метод тайм-менеджмента.
Третий навык, повышающий нашу эффективность, можно сформулировать короткой фразой «СОБЛЮДАЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ». Казалось бы, все просто, но на практике просто огромный объём ресурсов, времени и сил мы затрачиваем неэффективно.
Давайте проведем небольшое исследование. На протяжении недели отслеживайте и записывайте все дела и задачи, которые вы выполняете и время, затраченное на каждую из них. Затем проведите анализ этих дел и задач, распределив их по степени важности и срочности для вас. Причем, ключевое значение имеет уточнение «для вас», не для компании, мужа, босса или друзей, а именно для вас. Когда список дел сформирован, к каждому из пунктов нужно задать два вопроса:
- Это срочно? Да/нет.
- Это важно? Да/нет.
В зависимости от ответов нужно распределить задачи по соответствующим квадрантам. Рассмотрим каждый из них подробнее.
- Срочные и важные дела
В идеальной картине мира этот квадрант должен быть пуст, но вряд ли это достижимо. Срочные и важные дела будут всегда, ведь в жизни много непредсказуемого. Сюда попадают приоритетные и неотложные задачи, например сделать срочный отчет за заболевшего коллегу или отвезти родственника с острой зубной болью к стоматологу.
Но если вы замечаете, что список дел в этом разделе велик, то это тревожный звоночек. Проанализируйте, возможно, вы слишком часто «подхватываете» дела коллег, а начальство нагружает вас срочными задачами? Или вы откладываете важные дела на потом, дожидаясь дедлайнов?
Часто в этом квадранте действуют люди с «кризисным мышлением», привыкшие балансировать на грани. Если вы прирожденный кризис-менеджер и получаете удовлетворение от ювелирного решения срочных и важных задач, специализируетесь на разрешении критических ситуаций, то конечно перевес в первом квадранте закономерен для вас. Но, даже в этом случае, нужно стремиться к уменьшению дел в этом квадранте, увеличивая пункты во втором. Это поможет вам планировать свое развитие и видеть перспективы.
Работайте над сокращением дел из этого списка, планируйте выполнение важных дел до достижения ими состояния срочности. Если список этого квадранта активно заполняется извне, проанализируйте источники и попробуйте изменить ситуацию. Если вы успешно и безотказно «тушите пожары», то возможно окружающие привыкли обращаться к вам за помощью постоянно.
В этом случае вы рискуете растратить всю энергию на «горящие» задачи, не оставив сил на саморазвитие. Постоянный фокус на срочных делах приводит к эмоциональному выгоранию и хроническому стрессу.
Еще одна опасность постоянного нахождения в этом квадранте – это побег от постоянных перегрузок в спасительный 4 квадрант, в мир неважных и несрочных дел, таких как скроллинг соцсетей или просмотр сериалов.
- Несрочные и важные дела
Второй квадрант – это основа основ продуктивного образа жизни. Это задачи, связанные не с решением проблем, а с личностным ростом, позволяющие двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. В этот квадрант попадают задачи, которые связаны с ростом и развитием бизнеса. Сюда можно отнести усилия по созданию прочных отношений с близкими, профессиональный рост и перспективы самореализации, укрепление здоровья и поиск новых возможностей развития.
У этих дел может не быть дедлайна, поэтому у нас часто возникает соблазн заменить их срочными и важными, и требуется проявлять бдительность, не допуская этого на постоянной основе.
В жизни эффективного человека также случаются авралы, но крайне редко. Благодаря грамотному планированию, соблюдению приоритетов, предвидению возможных препятствий мы можем научиться заблаговременно предотвращать львиную долю проблем, не допуская их перерастания в кризисы.
Согласно «принципу Парето», мы достигаем восьмидесяти процентов результатов за счет всего лишь двадцати процентов нашей деятельности. Угадайте, действуя в каком из квадрантов, мы достигаем максимальной пользы?
Стивен Кови пишет, что в каждый момент жизни мы чем-то жертвуем. Если не срочным, то более фундаментальным и важным. Сделать все невозможно. И часто, выполняя срочные и важные задачи мы не успеваем сделать то, что является самым главным для нас. Грамотное планирование на несколько шагов вперед поможет нам минимизировать эти риски.
- Срочные и неважные дела.
Это квадрант -ловушка. Многие люди тратят львиную долю своего времени на срочные, но не важные дела. При этом они пребывают в иллюзии, что находятся в квадранте 1 и заняты срочными и важными делами. Они ошибочно полагают, что срочное – это и есть важное. В действительности срочность этих дел зачастую диктуется ожиданиями и приоритетами других людей. «Очень занятые люди», которые усердно трудятся в третьем квадранте, могут поставить множество галочек напротив выполненных задач, и это хорошо скажется на их самомнении, но плохо отразится на их эффективности.
Как пример, руководителю, у которого без перерыва звонит телефон, и он постоянно решает серьезные и не очень вопросы, скорее всего есть смысл задуматься о делегировании части этих контактов подчиненным, освободив свое время для более важных стратегических задач.
- Несрочные и неважные дела
Сюда попадают задачи, которые называют «убийцами времени». Мелочи, отнимающие много времени, соцсети, звонки, бестолковые посещения. Все те задачи, которые можно просто не делать. И это ни на что в вашей жизни всерьез не повлияет. Так что смело вычеркиваем, освобождая время для более полезного и приятного.
Важно подчеркнуть, что третий навык эффективности Стивена Кови ни в коем случаем не предполагает отказа от отдыха! Подумайте, какие действия помогают вам отдыхать и восстанавливаться? Эти дела мы вносим во второй квадрант, а не в четвертый! У отдыха не всегда есть срочность, но важность его очень велика.
Если мы на постоянной основе отказываем себе в отдыхе, не даем себе восстанавливаться, наполняться энергией и новыми впечатлениями, то это может приводить к снижению эффективности и мотивации, выгоранию и хроническому стрессу. Забота о своем физическом и эмоциональном здоровье является приоритетной задачей и занимает свое законное место во втором квадранте, в несрочных и важных делах. А некоторым людям, уставшим от гонки за успехом, есть смысл ситуационно поставить эту задачу в первый квадрант.
Польза от третьего навыка Стивена Кови заключается еще и в снижении эмоциональной нагрузки. Четкий алгоритм распределения задач из длинного списка дел позволяет отказываться от неактуальных целей и не тратить время и силы на последствия авралов. А систематизация задач позволяет снизить нервное напряжение и распоряжаться своими ресурсами наиболее разумно.
Ольга Вишневская - психолог, семейный психолог, консультативный член ОППЛ, опыт работы в крупных федеральных компаниях на руководящих должностях более 10 лет, опыт построения успешного бизнеса с нуля, проживает в регионе Анталья, Турция